DATENSCHUTZERKLÄRUNG für die Anwendung strothmann.app Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten die Fahrschule Strothmann GmbH in der Anwendung strothmann.app verarbeitet, zu welchen Zwecken das geschieht, auf welcher Rechtsgrundlage, an wen Daten weitergegeben werden, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Sie haben. Sie gilt für alle Seiten der Anwendung: - strothmann.app (Verwaltung durch die Fahrschule), - portal.strothmann.app (Unternehmen und ihre Fahrerinnen und Fahrer), - fs.strothmann.app (Fahrschülerinnen und Fahrschüler), - fl.strothmann.app (Fahrlehrerinnen und Fahrlehrer), sowie für die öffentlichen Seiten und Links dieser Anwendung, die Sie ohne Anmeldung aufrufen, etwa die Online-Kursanmeldung, den Preisrechner, Datenabfragen, Upload- und Unterschriftslinks und Zahlungslinks. Das Kursangebot, das auf www.fahrschule-strothmann.de eingebettet ist, wird ebenfalls von dieser Anwendung bereitgestellt. Für die Website www.fahrschule-strothmann.de selbst gilt deren eigene Datenschutzerklärung. 1. Verantwortlicher Fahrschule Strothmann GmbH Dorstener Str. 8 46348 Raesfeld Telefon: +49 2865 8888 E-Mail: info@fahrschule-strothmann.de Vertreten durch die Geschäftsführer Alexander Strothmann und Jonas Strothmann. 2. Datenschutzbeauftragter Adrian Berisha c/o webe Media, Holtkamp 2, 46414 Rhede Telefon: +49 2861 8252930 E-Mail: datenschutz@fahrschule-strothmann.de An diese Adresse können Sie sich mit allen Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden. 3. Für wen diese Erklärung gilt a) Fahrschülerinnen und Fahrschüler, die bei uns eine Fahrausbildung absolvieren, sowie Personen, die uns vor Vertragsschluss eine Anfrage stellen oder ein Angebot anfordern. b) Fahrerinnen und Fahrer, die an Schulungen und Weiterbildungen teilnehmen: Berufskraftfahrer-Grundqualifikation und -Weiterbildung (Schlüsselzahl 95), Gefahrgutschulungen (ADR), Fahrerkarten- und Tachographenschulungen, Ladungssicherung und vergleichbare Angebote. Das gilt auch, wenn Sie keinen eigenen Zugang zur Anwendung haben und uns nur über Links aus E-Mails, SMS oder Briefen antworten. c) Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner von Unternehmen, die ihre Fahrerinnen und Fahrer bei uns schulen lassen oder die uns als Verkehrsleiter, Gefahrgutbeauftragten oder Fachkraft für Arbeitssicherheit beauftragt haben. d) Teilnehmende an geförderten Maßnahmen (zum Beispiel mit Bildungsgutschein der Agentur für Arbeit oder des Jobcenters). e) Personen, die sich über unsere Website zu einem Kurs anmelden, ein Angebot anfordern oder als Partnerunternehmen registrieren. f) Mitarbeitende der Fahrschule, die mit der Anwendung arbeiten. Für sie gelten ergänzend die Informationen aus dem Beschäftigungsverhältnis. g) Personen, die unser Google-Unternehmensprofil bewertet haben, uns anrufen oder uns über WhatsApp schreiben. 4. Welche Daten wir verarbeiten Je nach Ihrer Rolle verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten: a) Stammdaten: Anrede, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefon- und Mobilfunknummer, Kundennummer; bei Unternehmen zusätzlich Firma, Funktion, Personalnummer und dienstliche Kontaktdaten. b) Ausbildungs- und Schulungsdaten: beantragte Fahrerlaubnisklassen, Theorie- und Fahrstunden, Ausbildungsstand, Prüfauftrag der Führerscheinstelle mit Eingangs- und Ablaufdatum, Prüfungstermine und -ergebnisse, Kurs- und Seminarteilnahmen, Anwesenheiten und Fehlzeiten, Qualifikationen und ihre Gültigkeit, Teilnahmebescheinigungen, bei Berufskraftfahrern die Daten der Weiterbildung (Zeitraum, Dauer, Kenntnisbereiche, Ausbildungsstätte) und die Angaben aus dem Berufskraftfahrerqualifikationsregister (Abschnitt 8). c) Führerschein- und Nachweisdaten: Führerscheinklassen, Führerscheinnummer, ausstellende Behörde, Ausstellungs- und Ablaufdaten von Führerschein, Fahrerkarte, Fahrerqualifizierungsnachweis und ADR-Bescheinigung, Ergebnisse und Fälligkeiten der Führerscheinkontrolle, Hinweise auf ärztliche Eignungsuntersuchungen, die sich aus Alter und Klasse ergeben. d) Vertrags- und Zahlungsdaten: Verträge, Rechnungen, Zahlungen, Kontostand, Zahlungsanforderungen, Zahlungserinnerungen und Mahnstufen, Zahlungslinks und deren Status, bei Rückzahlungen Ihre Bankverbindung, bei Unternehmen die Kostenübernahmevereinbarung; bei geförderten Maßnahmen die Angaben für die Abrechnung mit dem Kostenträger. e) Unterlagen und Bilder: Dokumente, die Sie hochladen oder die wir zu Ihrer Ausbildung führen, etwa Sehtest, Lichtbild und Erste-Hilfe-Bescheinigung für den Führerscheinantrag, Führerschein, Fahrerkarte, Fahrerqualifizierungsnachweis, ADR-Bescheinigung, Teilnahmebescheinigungen und Zeugnisse. Für die Berufskraftfahrer-Weiterbildung müssen wir Ihre Identität anhand eines amtlichen Ausweises feststellen; ein dazu hochgeladener Personalausweis oder Reisepass wird nur zu diesem Zweck gelesen (die Angaben werden automatisch per Texterkennung aus dem Bild übernommen) und nach der Feststellung Ihrer Identität gelöscht, spätestens 30 Tage nach dem Hochladen; der ausgelesene Text wird mit dem Bild gelöscht (Abschnitt 13 f). Angaben mit Gesundheitsbezug (zum Beispiel Sehtest, ärztliche Bescheinigungen) verarbeiten wir nur, soweit sie für den Führerscheinantrag oder eine Qualifikation gesetzlich erforderlich sind, auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). f) Kommunikationsdaten: Mitteilungen, die wir Ihnen senden, und Nachrichten, die Sie uns senden (E-Mail, SMS, WhatsApp, Brief, Nachrichten im Portal), Kanal, Zeitpunkt und Zustellstatus; bei Anrufen die Rufnummer, Zeitpunkt, Dauer, das angenommene Gerät und die Zuordnung zu Ihrem Datensatz sowie Gesprächsnotizen unserer Mitarbeitenden. Gesprächsinhalte werden nicht aufgezeichnet. Im Nachrichtenbereich des Fahrschülerportals zusätzlich: der Text Ihrer Nachrichten, angehängte Dateien (PDF und Bilder bis 10 MB), Absender und Zeitpunkt, der Zeitpunkt, zu dem eine Nachricht erstmals abgerufen wurde, sowie der Zeitpunkt Ihrer letzten Aktivität im Portal (nur der jeweils letzte Zeitpunkt, kein Verlauf). g) Lerndaten: bearbeitete Lerninhalte und Prüfungsfragen, Ergebnisse und Fortschritt. h) Elektronische Unterschriften: Unterschriftsbild, Zeitpunkt, verwendetes Gerät, IP-Adresse und Prüfsumme des unterschriebenen Dokuments. i) Nutzungs- und Protokolldaten: Anmeldungen, Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser, Änderungen an Datensätzen (wer hat wann was geändert), Abrufe und Downloads von Dokumenten, Aufrufe der Schnittstellen sowie der Nachweis Ihrer Zustimmung zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, Ihrer Kenntnisnahme dieser Erklärung und Ihrer Einwilligungen (Zeitpunkt, IP-Adresse, Browser, Fassung). j) Bei Mitarbeitenden zusätzlich: Personalakte mit Nachweisen (Fahrlehrerschein, Fortbildungen, Ausweisdokumente), Arbeitszeiten, Urlaub und Abwesenheiten, Systemzugänge und Rechte, die freiwillige wöchentliche Befragung zur Arbeitsbelastung, Nachrichten, die Sie im Nachrichtenbereich mit Fahrschülerinnen und Fahrschülern schreiben, sofern eingerichtet die Auswertung, ob Sie einen neu zugeordneten Fahrschüler innerhalb der vorgesehenen Frist angeschrieben haben (mit einer Aufgabe an Sie bzw. das Büro), der Zeitpunkt Ihrer letzten Aktivität in der Anwendung, und, wenn Sie das selbst einrichten, die Verbindung Ihres dienstlichen Google- oder Microsoft-Kontos. k) Bei Unternehmen, die uns als Verkehrsleiter, Gefahrgutbeauftragten oder Fachkraft für Arbeitssicherheit beauftragt haben: Daten der dort beschäftigten Fahrerinnen und Fahrer und der Fahrzeuge, Auslesungen von Fahrerkarte und Tachograph, Lenk- und Ruhezeiten, Verstöße, Unterweisungen und Fristen. 5. Zwecke und Rechtsgrundlagen a) Durchführung Ihrer Fahrausbildung, Schulung oder Weiterbildung: Anmeldung, Terminverwaltung, Unterricht, Prüfungsanmeldung, Teilnahmebescheinigungen, Abrechnung und die Kommunikation dazu. Rechtsgrundlage ist der Vertrag mit Ihnen oder mit dem Unternehmen, das Sie zur Schulung anmeldet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bei Anfragen vor Vertragsschluss: vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). b) Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), insbesondere: - Aufzeichnungen über die Fahrausbildung nach § 31 Fahrlehrergesetz und der Fahrschüler-Ausbildungsordnung, - Identitätsfeststellung, Teilnahmebescheinigungen und die Übermittlung der Weiterbildungs- und Grundqualifikationsdaten an das Berufskraftfahrerqualifikationsregister des Kraftfahrt-Bundesamtes nach §§ 14 und 19 Berufskraftfahrer-Qualifikations-Gesetz (BKrFQG) sowie die Anzeige von Schulungen bei der zuständigen Behörde, - Schulungen und Bescheinigungen nach den Gefahrgutvorschriften (ADR, GGVSEB) und den Vorgaben der Industrie- und Handelskammer, - Dokumentations-, Melde- und Nachweispflichten bei geförderten Maßnahmen (SGB III, AZAV) gegenüber Agentur für Arbeit, Jobcenter und der Zertifizierungsstelle, - steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten (§ 147 Abgabenordnung, § 257 Handelsgesetzbuch). c) Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): - Sicherheit und Nachvollziehbarkeit der Anwendung (Protokollierung, Missbrauchsabwehr, Schutz vor automatisierten Anmeldungen), - Forderungsmanagement einschließlich Zahlungserinnerungen und Mahnungen, - Rufnummernerkennung bei Anrufen, damit unsere Mitarbeitenden Sie beim Gespräch erkennen, - Erinnerung an ablaufende Fristen (Führerschein, Fahrerkarte, Fahrerqualifizierungsnachweis, ADR-Bescheinigung, Weiterbildung), damit Sie Ihre Qualifikation rechtzeitig erneuern können, - Information Ihres Arbeitgebers über Schulungsstand und Fälligkeiten (Abschnitt 9), - Rückfragen zur gewünschten Fahrerlaubnisklasse und Angebot ergänzender Ausbildungsangebote an bestehende Kunden, - interne Qualitätsauswertung von Bewertungen und Ausbildungsverläufen, - Verknüpfung von Datensätzen derselben Person, wenn Sie bei uns zugleich als Fahrschüler und als Fahrer geführt werden, damit Sie nicht doppelt angeschrieben werden. Gegen Verarbeitungen auf dieser Grundlage können Sie Widerspruch einlegen (Abschnitt 14). d) Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, bei Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO): Erinnerungen per SMS und WhatsApp an Fahrschülerinnen und Fahrschüler, Hinterlegen eines Lichtbilds, Veröffentlichung von Fotos, Verarbeitung von Gesundheitsangaben sowie Push-Benachrichtigungen im Browser, sofern wir sie anbieten. Einwilligungen, die Sie bei Vertragsschluss auf dem Formular „Einwilligung in Datenverarbeitung" erteilt haben (zum Beispiel zur Veröffentlichung von Fotos, zum Lichtbild oder zur Kontaktaufnahme per SMS und Messenger), gelten auch für die Anwendung. Als Fahrschülerin oder Fahrschüler erteilen Sie die Einwilligung in Erinnerungen per SMS und WhatsApp mit der Unterschrift unter Ihren Ausbildungsvertrag; nutzen Sie die Anwendung, bitten wir Sie dort, diese Einwilligung zu bestätigen, und es gilt Ihre Angabe in der Anwendung; setzen Sie dort den Haken nicht, gilt das als Widerruf. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, in der Anwendung oder formlos bei uns; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Fahrerinnen und Fahrer erinnern wir an ablaufende Fristen auch per SMS oder WhatsApp an die bei uns hinterlegte Mobilnummer; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer rechtzeitigen Erinnerung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Geburtstagsgrüße und Bitten um eine Bewertung senden wir Fahrschülerinnen, Fahrschülern, Fahrerinnen und Fahrern als unseren Kundinnen und Kunden per E-Mail auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Kundenbindung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 7 Abs. 3 UWG). Beidem können Sie jederzeit widersprechen (Abschnitt 11). e) Bei Mitarbeitenden: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Bundesdatenschutzgesetz (Beschäftigungsverhältnis). f) Für Unternehmen, die die Führerscheinkontrolle oder die Beauftragtenmodule nutzen: Ihr Unternehmen entscheidet über Zweck und Mittel dieser Verarbeitung (Pflichten des Fahrzeughalters nach § 21 Straßenverkehrsgesetz, § 6 BKrFQG, Fahrpersonalrecht). Wir stellen die Funktion bereit und verarbeiten die Daten insoweit im Auftrag Ihres Unternehmens (Art. 28 DSGVO). Wenden Sie sich für Fragen dazu an Ihren Arbeitgeber; wir unterstützen ihn bei der Beantwortung. Unternehmen, die uns Daten ihrer Fahrerinnen und Fahrer übermitteln, bestätigen bei der Registrierung und bei jeder Übermittlung, dass sie dazu befugt sind; sie sind dafür verantwortlich, ihre Fahrerinnen und Fahrer über die Übermittlung zu informieren und, soweit dafür eine Einwilligung erforderlich ist, diese einzuholen. 6. Woher die Daten stammen Die meisten Daten übernehmen wir aus unserer Fahrschulverwaltung (Fahrschul-Manager, Abschnitt 10 b), in die sie bei Vertragsschluss und im Verlauf der Ausbildung eingetragen werden. Weitere Daten geben Sie selbst in der Anwendung ein, laden sie hoch oder teilen sie uns telefonisch, per E-Mail, SMS oder WhatsApp mit. Bei Fahrerinnen und Fahrern übermittelt uns das Unternehmen, das Sie beschäftigt, Ihre Stammdaten, Führerscheindaten und Zugehörigkeit; Nachweise kann Ihr Unternehmen für Sie hochladen. Das Unternehmen versichert uns dabei, dass es zur Übermittlung befugt ist; es ist dafür verantwortlich, Sie über die Übermittlung zu informieren und, soweit dafür eine Einwilligung nötig ist, diese einzuholen (Abschnitt 5 f). Prüfungsergebnisse und Angaben zum Prüfauftrag erhalten wir von der Führerscheinstelle und der Prüforganisation. Angaben zu Ihren bisherigen Weiterbildungen rufen wir als anerkannte Ausbildungsstätte aus dem Berufskraftfahrerqualifikationsregister ab (Abschnitt 8). Bei geförderten Maßnahmen erhalten wir Angaben vom Kostenträger. Zahlungseingänge erhalten wir von unserem Zahlungsdienstleister, vom Kartenterminal und aus unseren Kontoauszügen. 7. Automatische Abläufe und Entscheidungen Erinnerungen, Einladungen, Zahlungsaufforderungen und Mahnungen werden nach festen Fristen automatisch vorbereitet und versendet. Die Anwendung berechnet außerdem aus Ihrem Zahlungsstand, ob nach Ihrem Ausbildungskonzept ein Zahlungsrückstand vorliegt, der Fahrstunden aussetzt (Fahrstopp), und zeigt das unserem Büro und Ihrer Fahrlehrerin oder Ihrem Fahrlehrer an. Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Sie, etwa das tatsächliche Aussetzen von Fahrstunden, die Übergabe einer Forderung an einen Rechtsanwalt oder die Ablehnung einer Anmeldung, trifft immer ein Mensch auf Grundlage dieser Hinweise. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. 8. Berufskraftfahrerqualifikationsregister (Kraftfahrt-Bundesamt) Als staatlich anerkannte Ausbildungsstätte sind wir gesetzlich verpflichtet, Ihre Teilnahme an einer Grundqualifikation, beschleunigten Grundqualifikation oder Weiterbildung nach dem Berufskraftfahrer-Qualifikations-Gesetz unverzüglich und elektronisch an das Berufskraftfahrerqualifikationsregister des Kraftfahrt-Bundesamtes zu übermitteln (§ 19 BKrFQG). Übermittelt werden die Daten nach § 14 BKrFQG: Ihre Personendaten, Führerscheindaten, Ausbildungsstätte, Zeitraum und Art des Unterrichts, Dauer der Teilnahme und die unterrichteten Kenntnisbereiche. Vor der Übermittlung müssen wir Ihre Identität anhand eines amtlichen Ausweises feststellen. Das Kraftfahrt-Bundesamt speichert diese Daten nach § 26 BKrFQG elf Jahre nach Abschluss der Maßnahme. Für diese Übermittlung ist keine Einwilligung erforderlich; sie ist Voraussetzung dafür, dass Ihre Weiterbildung auf dem Fahrerqualifizierungsnachweis eingetragen wird. Damit wir Ihren Weiterbildungsstand vollständig kennen und Sie kein Modul doppelt besuchen, rufen wir als staatlich anerkannte Ausbildungsstätte Ihre im Register gespeicherten Qualifikationsdaten beim Kraftfahrt-Bundesamt ab (§ 21 Abs. 1 BKrFQG). Für den Abruf übermitteln wir dem Kraftfahrt-Bundesamt Ihren Vornamen, Nachnamen, Ihr Geburtsdatum und Ihren Geburtsort. Wir erhalten die Historie Ihrer Grundqualifikation und Weiterbildungen (Ausbildungsstätte, Zeitraum, Kenntnisbereiche, Aktenzeichen, Stand des Registers) und übernehmen sie in Ihre Schulungsakte; das abgerufene Dokument wird nach dem Lesen gelöscht. Rechtsgrundlage sind der Schulungsvertrag mit Ihnen oder Ihrem Unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und die gesetzliche Befugnis der Ausbildungsstätte. Wir rufen nur ab, wenn Sie bei uns zu einer Schulung angemeldet sind oder Ihr Unternehmen Ihren Schulungsbedarf ermitteln lässt. Sie können die Auskunft auch selbst kostenlos beim Kraftfahrt-Bundesamt anfordern (§ 25 BKrFQG). 9. Information Ihres Arbeitgebers Sind Sie als Fahrerin oder Fahrer über ein Unternehmen bei uns, erhält dieses Unternehmen im Unternehmensportal und per Mitteilung: Ihren Schulungsstand, besuchte Module, Fälligkeiten und Gültigkeit von Führerschein, Fahrerkarte, Fahrerqualifizierungsnachweis und ADR-Bescheinigung, Ergebnisse der Führerscheinkontrolle, Anmeldungen und Teilnahmen sowie die Abrechnung, soweit das Unternehmen die Kosten übernimmt. Grundlage sind der Vertrag mit Ihrem Unternehmen und dessen gesetzliche Pflicht, nur ausreichend qualifizierte Fahrerinnen und Fahrer einzusetzen (§ 6 BKrFQG, § 21 StVG; Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Zahlt ein Unternehmen oder ein Kostenträger Ihre Fahrausbildung oder Schulung als Rechnungsempfänger, erhält er die Rechnungen und den Zahlungsstand dazu. Nicht an Ihren Arbeitgeber geben wir: Lernstände im Quiz, Gesundheitsangaben, private Zahlungsvorgänge, die nicht das Unternehmen betreffen, und Ihre Nachrichten an uns. Wechseln Sie den Arbeitgeber, endet der Zugriff des bisherigen Unternehmens auf Ihre künftigen Daten; was es bis dahin rechtmäßig erhalten hat, verbleibt dort. 10. Empfänger und Dienstleister Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn das für die Vertragsdurchführung erforderlich ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben. Dienstleister, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, sind vertraglich zur Weisungsgebundenheit und Vertraulichkeit verpflichtet (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Wo ein Dienstleister die Daten in eigener Verantwortung verarbeitet, ist das genannt. a) Betrieb der Anwendung: webe Media UG, Holtkamp 2, 46414 Rhede (Auftragsverarbeitung). Der Server steht im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, am Standort Falkenstein, Deutschland (Unterauftragsverarbeiter). Beide haben technischen Zugriff auf die Systeme, verarbeiten die Daten aber nicht für eigene Zwecke. b) Fahrschulverwaltung: TECVIA GmbH, Aschauer Straße 30, 81549 München, Anbieterin der Software Fahrschul-Manager (Auftragsverarbeitung). Der Fahrschul-Manager ist unser führendes System für Stammdaten, Anmeldungen, Teilnahmen, Verträge, Rechnungen und Zahlungen; die Anwendung strothmann.app liest diese Daten und spiegelt sie. Alle Angaben, die Sie oder Ihr Unternehmen in der Anwendung machen, verwenden wir auch dort. TECVIA betreibt die Software in einem Cloud-Rechenzentrum der Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland, und kann im Rahmen der Fernwartung Daten einsehen. c) E-Mail: Versand über Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, Dublin 18, Irland; Auftragsverarbeitung). Unsere Mitarbeitenden können dienstliche Postfächer mit der Anwendung verbinden, um Nachweise, die Sie uns per E-Mail schicken, in Ihre Akte zu übernehmen. d) SMS und WhatsApp: seven communications GmbH & Co. KG, Willestraße 4-6, 24103 Kiel (Auftragsverarbeitung). WhatsApp-Nachrichten werden über die WhatsApp Business Platform der WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland, zugestellt. WhatsApp erhält dabei Metadaten der Kommunikation (Rufnummer, Zeitpunkt) und gibt nach eigener Angabe Daten an die Konzernmutter Meta Platforms, Inc. in den USA weiter. Wir versenden über diese Kanäle nur mit Ihrer Einwilligung. Antworten Sie uns per WhatsApp, speichern wir Ihre Nachricht in unserem Posteingang und beantworten sie aus der Anwendung. e) Briefe: Druck und Versand über den Dienst onlinebrief24.de der letterei.de Postdienste GmbH, Maybachstraße 9, 21423 Winsen (Luhe) (Auftragsverarbeitung). Übermittelt wird der Brief als Datei mit Ihrer Anschrift und dem Inhalt. f) Zahlungen: Zahlungslinks für Vorkasse und Zahlungsaufforderungen erstellen wir über Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande. Mollie erhält Betrag, Verwendungszweck und Ihre Zahlungsdaten und verarbeitet sie als eigenverantwortlicher Zahlungsdienstleister; wir erhalten den Zahlungsstatus. Kartenzahlungen vor Ort laufen über SumUp Limited, Block 8, Harcourt Centre, Charlotte Way, Dublin 2, Irland (eigenverantwortlich); wir lesen die Umsätze zur Zuordnung Ihrer Zahlung. Überweisungen ordnen wir anhand unserer Kontoauszüge zu (Sparkasse Westmünsterland). g) Telefonie: easybell GmbH, Brückenstraße 5a, 10179 Berlin, als Telefonanbieter. Bei eingehenden Anrufen ordnet die Anwendung die übermittelte Rufnummer Ihrem Datensatz zu; Zeitpunkt, Dauer und Gerät werden protokolliert. Gesprächsinhalte werden nicht aufgezeichnet. h) Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland): Wir rufen die öffentlichen Bewertungen unseres Google-Unternehmensprofils ab, werten sie intern aus und beantworten sie; eine Antwort erscheint öffentlich bei Google unter Ihrer Bewertung. Nach bestandener Prüfung oder abgeschlossener Schulung bitten wir Sie mit Ihrer Einwilligung per E-Mail um eine Bewertung; dabei übermitteln wir keine Daten an Google. Das Kursangebot, das in unsere Website eingebettet ist, verwendet zum Schutz vor automatisierten Anmeldungen Google reCAPTCHA; dabei erhält Google Browser- und Nutzungsdaten der Besucherin oder des Besuchers. Die Online-Anmeldung auf strothmann.app selbst verwendet kein reCAPTCHA. i) Behörden und Prüforganisationen: Führerscheinstelle des Kreises Borken und weitere zuständige Fahrerlaubnisbehörden; die Technische Prüfstelle für die Fahrerlaubnisprüfung; das Kraftfahrt-Bundesamt (Abschnitt 8); die Bezirksregierung Münster als Anerkennungs- und Überwachungsbehörde für die Berufskraftfahrer-Qualifikation (Schulungsanzeigen mit Termin, Ort, Teilnehmerzahl und Namen der Ausbilder); die Industrie- und Handelskammer für Gefahrgutschulungen und -prüfungen; Agentur für Arbeit und Jobcenter als Kostenträger geförderter Maßnahmen (Anwesenheit, Fehlzeiten, Abrechnung, Verbleib); die Zertifizierungsstelle für unsere Zulassung als Träger nach AZAV (Qualidata GmbH, Am Busdorf 7, 33098 Paderborn) im Rahmen von Audits; weitere Behörden, soweit wir gesetzlich zur Auskunft verpflichtet sind. j) Ihr Arbeitgeber (Abschnitt 9). k) Forderungsmanagement: Bei offenen Forderungen können wir einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen beauftragen und ihm die dafür erforderlichen Daten übermitteln. Eine solche Übergabe erfolgt nur nach persönlicher Freigabe durch die Geschäftsführung. l) Steuerberatung und Finanzbehörden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten. m) Unternehmen, für die wir als Verkehrsleiter, Gefahrgutbeauftragter oder Fachkraft für Arbeitssicherheit tätig sind, sehen in ihrem Mandantenbereich nur die Daten ihrer eigenen Fahrerinnen, Fahrer und Fahrzeuge. Übermittlung in Drittländer: Bei Microsoft, Meta/WhatsApp und Google sowie bei den Push-Diensten der Browserhersteller (Google, Apple, Mozilla, Microsoft) kann eine Übermittlung in die USA nicht ausgeschlossen werden. Sie erfolgt auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (EU-U.S. Data Privacy Framework) beziehungsweise der EU-Standardvertragsklauseln. Alle übrigen Dienstleister verarbeiten Ihre Daten in der Europäischen Union. 11. Mitteilungen per E-Mail, SMS, WhatsApp, Brief und im Portal Wir informieren Sie über Ihre Ausbildung und Schulung: Eingang des Prüfauftrags, ablaufende Fristen, Einladungen zu Weiterbildungen, Prüfungstermine, Rechnungen, Zahlungsaufforderungen und Zahlungserinnerungen. E-Mails, Briefe und Nachrichten im Portal erhalten Sie auf Grundlage des Vertrags. SMS und WhatsApp-Nachrichten erhalten Fahrschülerinnen und Fahrschüler mit ihrer Einwilligung im Ausbildungsvertrag; Fahrerinnen und Fahrer erhalten Fristerinnerungen per SMS oder WhatsApp an die hinterlegte Mobilnummer (Abschnitt 5 d). Geburtstagsgrüße und Bitten um eine Bewertung erhalten Sie als Kundin oder Kunde per E-Mail. Sie können jederzeit widersprechen beziehungsweise Ihre Einwilligung widerrufen – über den Haken bei der Registrierung, in der Anwendung oder in Ihrem Profil, formlos bei uns oder über den Abmeldelink, den Sie in jedem Geburtstagsgruß und jeder Bitte um eine Bewertung finden. Der Widerspruch wirkt sofort für alle Ihre Datensätze bei uns; Nachrichten zu Ihrer Ausbildung, zu Terminen und Rechnungen erhalten Sie weiter. Für den Widerspruch entstehen Ihnen keine anderen als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen. Werbung für andere Angebote versenden wir nicht ohne gesonderte Einwilligung. Bestandskunden können wir auf ergänzende Ausbildungsangebote hinweisen (§ 7 Abs. 3 UWG); dem können Sie jederzeit widersprechen. Nachrichten im Fahrschülerportal: Unter „Nachrichten“ führen Sie die gesamte Kommunikation mit der Fahrschule zu Ihrer Ausbildung, etwa Fragen, Terminabsprachen und Unterlagen; Sie können Dateien anhängen. Rechtsgrundlage ist Ihr Ausbildungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); die Nutzung ist freiwillig, Sie erreichen uns weiterhin telefonisch und per E-Mail. Ihre Nachrichten lesen und beantworten ausschließlich Angestellte der Fahrschule Strothmann GmbH: die zuständigen Mitarbeitenden unseres Büros und die Fahrlehrerin oder der Fahrlehrer, die Ihnen aktuell zugeordnet sind; diese sehen den bisherigen Verlauf. Nach einem Wechsel hat die frühere Fahrlehrkraft keinen Zugriff mehr. Andere Personen, auch Ihr Arbeitgeber, sehen Ihre Nachrichten nicht. Unter Ihren Nachrichten sehen Sie, wann sie von uns abgerufen wurden („Gelesen am …“, ohne Namen); wir sehen ebenso, wann Sie unsere Nachrichten abgerufen haben. Unsere Mitarbeitenden sehen außerdem, ob Sie gerade im Portal aktiv sind („Online“, aktiv in den letzten fünf Minuten) oder wann Sie zuletzt aktiv waren; Sie sehen, ob die Fahrschule gerade erreichbar ist, nicht aber den Status einzelner Mitarbeitender. Ausweise senden Sie bitte nicht über die Nachrichten, sondern über den Upload-Link. Push-Benachrichtigungen im Browser aktivieren Sie selbst auf Ihrem Gerät. Dann erhält der Push-Dienst Ihres Browserherstellers (Google, Apple, Mozilla oder Microsoft) eine Geräteadresse und einen verschlüsselten Hinweis ohne Nachrichteninhalt. Wir speichern dazu die Geräteadresse und die Schlüssel Ihres Browsers. Über neue Nachrichten informieren wir Sie per Push oder, wenn das nicht möglich ist, per E-Mail mit einem Link, nie mit dem Inhalt der Nachricht. Sie können Push jederzeit in den Einstellungen Ihres Browsers oder im Portal abschalten. 12. Cookies, Sitzung und Sicherheit Die Anwendung setzt ein technisch notwendiges Sitzungscookie, das Sie während der Nutzung angemeldet hält. Die Sitzung endet beim Abmelden, spätestens 120 Minuten nach der Anmeldung. Wählen Sie beim Anmelden „30 Tage angemeldet bleiben", speichert die Anwendung zusätzlich ein Wiedererkennungs-Cookie für 30 Tage; das ist Ihre Entscheidung und kann jederzeit durch Abmelden beendet werden. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Anwendung setzt keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken und bindet keine Tracking-Dienste ein; Schriften und Skripte werden von unserem eigenen Server geladen. Im lokalen Speicher Ihres Browsers merkt sich die Anwendung Oberflächeneinstellungen (zum Beispiel ein eingeklapptes Menü oder den zuletzt geöffneten Reiter, teils nur bis zum Schließen des Fensters) und Ihre zuletzt eingegebenen Suchbegriffe; diese Angaben verlassen Ihren Browser nicht und werden mit dem Löschen der Browserdaten entfernt. Zum Schutz Ihrer Daten protokolliert die Anwendung Anmeldungen, fehlgeschlagene Anmeldeversuche, Änderungen an Datensätzen, Abrufe und Downloads von Dokumenten und Aufrufe der Schnittstellen mit Zeitpunkt, Konto, IP-Adresse und Browser. Öffentliche Formulare sind durch Zeit- und Mengenbegrenzungen vor automatisierten Eingaben geschützt. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS). Passwörter werden nur als Hash gespeichert, Zugangsschlüssel zu Drittdiensten verschlüsselt. Der Zugriff auf Daten ist nach Rollen beschränkt: Mitarbeitende sehen nur, was sie für ihre Aufgabe benötigen; Unternehmen sehen nur ihre eigenen Fahrerinnen und Fahrer; Fahrerinnen, Fahrer und Fahrschüler sehen nur ihre eigenen Daten. Links, die wir Ihnen per E-Mail, SMS oder Brief schicken (Datenabfrage, Upload, Unterschrift, Zahlung, Nachweise), sind durch lange Zufallsschlüssel geschützt; Links zum Hochladen, zum Unterschreiben und für Nachweise sind zusätzlich zeitlich begrenzt. 13. Wie lange wir Daten speichern Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen. Danach werden die Daten gelöscht oder, wo wir Kennzahlen ohne Personenbezug behalten, anonymisiert. a) Aufzeichnungen über die Fahrausbildung (Ausbildungsnachweis, Theorie- und Fahrstunden, Prüfungen): fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Ausbildung abgeschlossen wurde (§ 31 Abs. 3 FahrlG). b) Teilnahme an Berufskraftfahrer-Grundqualifikation und -Weiterbildung, Gefahrgutschulungen und sonstigen Schulungen (Anwesenheit, Bescheinigungen, Identitätsfeststellung, Übermittlung an das Register): zehn Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der Schulung; damit können wir Ihre Teilnahme über zwei Weiterbildungszyklen hinweg und gegenüber der Überwachungsbehörde nachweisen. c) Unterlagen geförderter Maßnahmen (Anwesenheit, Fehlzeiten, Abrechnung, Verbleib): fünf Jahre nach Ende der Maßnahme, bei laufender Prüfung durch den Kostenträger oder die Zertifizierungsstelle bis zu deren Abschluss. d) Verträge, Rechnungen, Zahlungen und Buchungsunterlagen: Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre, jeweils nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 147 AO, § 257 HGB). e) Führerschein- und Nachweisdaten sowie Ergebnisse der Führerscheinkontrolle: solange Sie dem Unternehmen zugeordnet sind, danach zwei Jahre, soweit Ihr Unternehmen nichts anderes bestimmt. f) Bilder und Dateien, die Sie oder Ihr Unternehmen uns hochladen (Ausweis, Führerschein, Fahrerkarte, Fahrerqualifizierungsnachweis, ADR-Bescheinigung, Bescheinigungen anderer Anbieter): Wir speichern die Datei, bis unser Büro sie bearbeitet hat, das heißt die Angaben geprüft und in Ihre Akte übernommen hat. Danach wird die Datei gelöscht – Personalausweis und Reisepass spätestens 30 Tage, alle übrigen Dateien spätestens 90 Tage nach dem Hochladen. Mitarbeiterlisten, die Ihr Unternehmen hochlädt, löschen wir, sobald sie übernommen sind, spätestens nach 90 Tagen. Ein per Texterkennung aus dem Bild gelesener Text wird mit der Datei gelöscht. Übernommen bleiben nur die erfassten Angaben, zum Beispiel Nummer, Ablaufdatum und Prüfergebnis, sowie der Vermerk, wann die Datei gelöscht wurde. Anhänge an Nachrichten im Fahrschülerportal folgen Buchstabe i. Nicht gelöscht werden Unterlagen, die wir selbst aufbewahren müssen (Buchstaben a bis d), etwa von uns ausgestellte Bescheinigungen und unterschriebene Verträge. g) Lichtbild und Profilbild: bis zum Widerruf, spätestens mit dem Ende Ihres Zugangs. h) Mitteilungen (E-Mail, SMS, WhatsApp, Brief): Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und Zustellstatus zwölf Monate; der vollständige Text wird nach zwölf Monaten gelöscht. Zahlungsaufforderungen, Mahnungen und Schreiben an Behörden bewahren wir als Geschäftsbriefe sechs Jahre auf. i) Nachrichten im Portal und ihre Anhänge sowie der Abrufzeitpunkt: 24 Monate nach dem Ende Ihrer Ausbildung oder Schulung, frühestens 24 Monate nach der letzten Nachricht. Anmeldungen für Push-Benachrichtigungen: 30 Tage nach dem vollständigen Abschluss Ihrer Ausbildung oder 30 Tage, nachdem Sie Push abgeschaltet haben. Der Zeitpunkt Ihrer letzten Aktivität wird mit jedem Aufruf überschrieben und mit Ihrem Zugang gelöscht. j) Verbindungsdaten von Anrufen ohne Gesprächsnotiz: 90 Tage; Gesprächsnotizen so lange wie Ihre Akte. k) Lerndaten: bis zum Ende Ihres Zugangs. l) Protokoll der Änderungen und Zugriffe: 24 Monate; technische Logdateien des Servers: 30 Tage; Protokoll der Abgleiche mit dem Fahrschul-Manager: sieben Tage. m) Zustimmungs- und Einwilligungsnachweise sowie elektronische Unterschriften: für die Dauer des Vertragsverhältnisses und anschließend drei Jahre, so lange wir die Zustimmung nachweisen müssen (§ 195 BGB); bei Dokumenten mit längerer Aufbewahrungspflicht so lange wie das Dokument. n) Zugänge: Ihr Zugang wird mit dem Ende der Ausbildung, der Schulung oder der Zusammenarbeit mit dem Unternehmen deaktiviert und sechs Monate danach gelöscht. Angemeldet-bleiben-Schlüssel nach 30 Tagen, Passwort-Links sieben Tage nach Ablauf. o) Stammdaten von Fahrschülerinnen, Fahrschülern, Fahrerinnen und Fahrern: zehn Jahre nach der letzten Leistung oder Rechnung; danach anonymisieren wir den Datensatz. Daten von Unternehmen: zehn Jahre nach der letzten Rechnung. p) Anfragen ohne Vertragsschluss (Angebote, Website-Anmeldungen, Zugangsanfragen): zwölf Monate nach der letzten Rückmeldung. q) Daten der Unternehmen, für die wir als Verkehrsleiter, Gefahrgutbeauftragter oder Fachkraft für Arbeitssicherheit tätig sind (Fahrer, Fahrzeuge, Tachographendaten, Verstöße, Unterweisungen): für die Dauer des Mandats und danach so lange, wie das Unternehmen sie nach Fahrpersonal-, Gefahrgut- und Arbeitsschutzrecht nachweisen muss, mindestens ein Jahr für Tachographendaten und fünf Jahre für Jahresberichte des Gefahrgutbeauftragten; anschließend geben wir sie an das Unternehmen zurück oder löschen sie. r) Unterlagen einer Forderungsübergabe an einen Rechtsanwalt: bis zum Abschluss des Verfahrens, danach wie Geschäftsbriefe sechs Jahre. s) Sicherungskopien: Damit die Anwendung nach einem Ausfall wiederhergestellt werden kann, sichern wir sie regelmäßig. Gelöschte Daten können für eine begrenzte Zeit in diesen Sicherungen enthalten sein; aus ihnen wird nur das gesamte System nach einem Ausfall wiederhergestellt, nicht einzelne gelöschte Daten. Läuft ein Verfahren (zum Beispiel eine Prüfung durch eine Behörde oder ein Rechtsstreit), speichern wir die betroffenen Daten bis zu dessen Abschluss. 14. Ihre Rechte Sie haben das Recht, - Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO), - unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Art. 16 DSGVO), - die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO), - die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO), - Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO), - eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Widerspruchsrecht: Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO). Gegen Mitteilungen zu ergänzenden Angeboten können Sie ohne Angabe von Gründen widersprechen. Eine formlose Nachricht an datenschutz@fahrschule-strothmann.de genügt. Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de. 15. Pflicht zur Bereitstellung Die Daten, die wir für Ihre Ausbildung, Schulung, die Übermittlung an das Berufskraftfahrerqualifikationsregister oder die Abrechnung benötigen, müssen Sie bereitstellen; ohne sie können wir den Vertrag nicht erfüllen, Sie insbesondere nicht zur Prüfung anmelden und Ihre Weiterbildung nicht eintragen lassen. Alle Einwilligungen sind freiwillig; ihre Verweigerung oder ihr Widerruf hat keinen Einfluss auf den Ausbildungs- oder Schulungsvertrag. Sind Sie noch nicht 16 Jahre alt, benötigen wir für Einwilligungen die Zustimmung einer erziehungsberechtigten Person. 16. Änderungen dieser Erklärung Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Anwendung oder die Rechtslage ändert. Eine neue Fassung legen wir Ihnen nach der Anmeldung in der Anwendung vor; bevor Sie die Anwendung weiter nutzen, bestätigen Sie, dass Sie sie zur Kenntnis genommen haben. Frühere Fassungen bleiben zusammen mit Ihrer damaligen Kenntnisnahme nachvollziehbar gespeichert; die jeweils aktuelle Fassung finden Sie jederzeit unter strothmann.app/datenschutz. Stand: 13.10.2026, Fassung 2